Matriz GUT: como definir minhas prioridades
Você já teve problemas em se organizar ou entender qual tarefa deve fazer primeiro? A Matriz GUT, nesses casos, pode ser uma grande mão na roda. Em suma, a Matriz de Priorização GUT (abreviação para: Gravidade, Urgência e Tendência) é uma tabela a qual você lista suas tarefas. A partir da sua montagem, começamos a assimilar pontos para cada uma das categorias, baseado nas características da tarefa. Ao final, a somatória desses pontos te indicará o grau de importância de cada afazer e, portanto, a ordem de preferência.
Origem:
Criado por Charles H. Kepner e Benjamin B. Tregoe, durante o período da década de 80, essa ferramenta de priorização foi criada almejando auxiliar em aspectos da indústria. É um pilar importante quando se fala de quantificar ações e processos desprovidos de dados numéricos.
Rapidamente absorvido pela indústria americana e japonesa, a Matriz GUT se tornou uma forte aliada nos processos de melhoria continua e gerenciamento de riscos e prioridades. Essa técnica se tornou tão útil que, similiarmente ao KanBan, se espalhou e é amplamente usado não só pela área industrial, como no Lean Manufacturing (Sistema Toyota de Produção), mas em estratégias de gerenciamento de tempo e escritórios em todo o mundo.
Atualmente, essa ferramenta se estabeleceu no mercado e é comumente elencada junto a outras, como a Matriz SWAT, ou até mesmo dentro de processos maiores, como PDCA e Kaizen.
Como aplicar:
Seja em casa, no chão de fábrica ou no escritório de uma grande agência, o processo de montagem e aplicação da Matriz permanece o mesmo. Ou seja, a execução independe do motivo.
Entendendo a tabela:
A tabela possui cinco colunas denominadas de: evento, gravidade, urgência, tendência e prioridade. Então, vamos entender o que cada uma quer dizer exatamente:
Evento: são os acontecimentos, tarefas, projetos, que estamos querendo ordenar por prioridade;
Gravidade: é a severidade do evento, ou seja, o nível de consequência que aquilo causa ou pode causar;
Urgência: é assimilado a janela de tempo que se tem para realizar a tarefa;
Tendência: é o possível trajeto que o evento vai tomar conforme o tempo passa, como aquilo pode impactar a situação se não tratado no tempo estimado;
Prioridade: é a multiplicação da gravidade, urgência e tendência. A partir desse dado numérico, pode-se enumerar os eventos por prioridade/importância.
"Ok, ficou claro como funciona a tabela, mas qual é de fato o valor que devo colocar na tabela? Qual é a escala?"
A escala utilizada pode ser separada, divida ou enumerada da forma que quiser, porém a escala deve ser a mesma para a gravidade, urgência e tendencia. De maneira exemplificada:
Nessa tabela fica evidenciada o que é a escala e como funcionam as colunas. Note que a escala varia de 1 a 5 e é aplicada para todas as colunas. De mesma forma, poderia ter sido feita de 1 a 10 ou 100 a 1000, desde que as repartições façam sentido e sejam iguais para todas.
Por fim, para a mensuração, deve-se avaliar verdadeiramente em qual classificação da escala o evento se localiza. Após isso, pode-se multiplicar os números escolhidos e chegar à ultima coluna, tendo então, a ordem de prioridade. A partir desse ponto, podemos considerar o uso de outras metodologias, como as "OKRs" , para fazer a gerencia das suas ações e processos.
Considerações finais sobre a metodologia:
Para entendimentos mais técnicos, onde podemos aplicar não só prioridade de ações, mas qualidades ou até análise de modo de falha, recomendo que conheça mais sobre o "FMEA".
A partir dessa curta introdução, pode-se perceber a grande gama de aplicações que essa ferramenta pode abranger. Foram mostrados aqui os conceitos iniciais e algumas exemplificações do modelo, ou seja, há mais espaço para aprofundar seus conhecimentos e perceber as possibilidades que a Matriz GUT disponibiliza.
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